Minder registreren: zo doen zij dat (en jouw team kan dat ook!)

Je ging de zorg in omdat je wilde werken met mensen. Niet om iedere dag uren te besteden aan rapporteren, registeren en lijstjes invullen. De overheid is zich bewust van de grote registratiedruk en startte de campagne (Ont)regel de zorg. Maar ook als team of organisatie kun je veel doen om minder te hoeven registeren. Laat je inspireren door deze zeven voorbeelden!

1) De factchecker voor wijkverpleging

Welke registratie is verplicht en welke niet? Je ziet vaak door de bomen het bos niet meer. Voor wijkverpleegkundigen is er daarom nu een factchecker. Deze somt veelvoorkomende situaties en dillema’s op en vermeldt erbij of registratie wel of niet verplicht is. Een voorbeeld is de ondertekening van een zorgplan door een cliënt. Je pakt de factchecker erbij, ziet dat deze handtekening niet meer verplicht is en kunt deze handeling overslaan. Tijdwinst voor echte zorg!

2) Toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’

Vilans, een landelijke kennisorganisatie voor de zorgsector, heeft de toolkit ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ ontwikkeld, waarmee je als team onnodige registraties op kan sporen. Allereerst maak je een inventaris van jullie registratiegedrag. Daarna helpt de toolkit je hier kritisch naar te kijken. Welke van deze registraties zijn nu daadwerkelijk nodig? Weten we eigenlijk wel waarom we dit moeten doen? Tenslotte volgt een actieplan. Hoe pakken we het in de toekomst anders aan, zodat de druk minder wordt?

3) Zire: noteer alleen wat zinvol is

Natuurlijk is het fijn voor de patiënt als die geen klachten heeft, maar waarom moet jij dat registreren? Met die gedachte is het experiment Zire (afkorting van Zinvolle Registratie) ontwikkeld. Het Arnhemse Rijnstateziekenhuis, het Radboudumc uit Nijmegen en het Groningse UMCG waagden zich aan het experiment. Registreer alleen dat wat van belang is voor de zorg van de patiënt. Het resultaat: meer tijd voor echte zorg.

4) Onnodige checklists schrappen

Ken je ze? Als je in een ziekenhuis werkt waarschijnlijk wel: al die vragenlijstjes die je aan patiënten moet voorleggen. Kwaliteitsindicatoren noemen we ze. Tijdslurpers bij uitstek en bron van frustratie voor iedere zorgprofessional. En weet je wat het ergste is? Met een groot deel van die lijsten gebeurt nooit iets. Vooral de - komt het scrabblewoord - procesindicatoren zijn gedoemd eeuwig in een archief te blijven. Het Diakonessenhuis in Utrecht was er helemaal klaar mee. Ruim 100 niet verplichte kwaliteitsindicatoren behoren daar sinds vorig jaar tot het verleden. De verplichte blijven uiteraard, maar de druk is tenminste een beetje van de ketel.

5) ICT: laat de apps het werk doen!

Weet je dat er al veel apps zijn die je kunnen helpen met registeren? Een goed voorbeeld is de Unit4-zorgapp. Waar je ook bent, je hebt altijd heb je dossiers bij de hand om dingen toe te voegen. Je registreert kort en krachtig terwijl je bij de patiënt bent, en je kunt vervolgens weer je volle aandacht op hem/haar richten. Want dat is uiteindelijk toch waarom jij voor de zorg gekozen hebt.

6) Werken zonder minutenregistratie in de psychiatrie

Iedere minuut moeten verantwoorden en registreren. Geen zorgmedewerker die hier gelukkig van wordt. De Amsterdamse ggz-instelling Arkin kon de grote uitval en het verloop onder het personeel niet meer aanzien en zocht naar een oplossing. Sinds 1 januari dit jaar werkt de organisatie ‘regelarm’. Alleen dat wat belangrijk is voor de zorg van de cliënt wordt geregistreerd. Al met al levert het een tijdwinst van een uur per dag op, tijd om te besteden aan de cliënt. Medewerkers gaan met meer plezier naar hun werk en het personeelsverloop daalt. Minister Blokhuis van Volksgezondheid is enthousiast over het experiment en wil het bij meer ggz-organisaties doorvoeren.

7) Medicatiecheck door de patiënten zelf

Het checken van de medicatie van een patiënt is al een tijdrovend klusje, het registreren dat je gecheckt hebt komt daar nog eens bij. De Sint-Maartenskliniek in Nijmegen heeft een creatieve oplossing bedacht: laat de patiënten zelf hun medicatie controleren. Via de online-tool Zorgdoc heeft de patiënt zelf zicht op zijn medicijnen en kan hij kijken of alles klopt. Ook kan hij zelf wijzigingen doorgeven. Zo word je als zorgverlener weer meer tijd voor de mensen voor wie je het uiteindelijk allemaal doet.