Plannen van de zomervakantie in een zelfsturend team, drama of makkie?

Zelfsturende teams vakantieplanning

De tijd is weer aangebroken om de zomervakanties te regelen. De meeste zelfsturende teams komen daar samen wel uit. Maar wie hakt de knoop door als je elkaar in de haren vliegt? En hoe maak je de planning rond met een tekort aan personeel?

Op zoek naar goede tips sprak ik met Astrid Vermeer. Astrid is directeur van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken en expert op het gebied van zelfsturing in organisaties. Ze schreef hierover meerdere boeken, samen met Ben Wenting. Met Jos de Blok werkte ze aan de vormgeving van Buurtzorg.

Astrid heeft een paar uitstekende tips om zonder ruzie en gedoe tot een eerlijke planning van de zomervakanties te komen:

1. Duidelijke kaders

Het helpt enorm wanneer de directie de randvoorwaarden vaststelt. Dan hoef je daar in ieder geval niet over te discussiëren. Bijvoorbeeld hoe de minimale bezetting eruit ziet en dat niemand langer dan drie weken weg mag. Duidelijke kaders zijn een voorwaarde voor zelfsturing.

2. Hoe pakken we het aan?

Voordat je aan de planning begint, spreek je als team af welke procedure je volgt. Die kan per team verschillen, maar moet wel vooraf duidelijk zijn. Teamlid Anne maakt bijvoorbeeld een eerste voorstel, op basis van alle ingediende wensen. Vervolgens bespreek je het samen in de vergadering en gaat Anne nog één keer schuiven als dat nodig is.

3. Meerjarenplanning

Maar wat als iedereen in dezelfde periode weg wil? Sommige teams kiezen dan voor loting of een meerjarenplanning. ‘Net zoals je dat met de kerstdagen doet’, zegt Astrid. ’Dit jaar mag jij de eerste drie weken van de zomervakantie weg, volgend jaar zijn die weken voor mij. Ik zie dat teams met creatieve oplossingen komen. Een dagje eerder terug zodat een collega toch dat vliegtuig kan halen, of allemaal twee weken i.p.v. drie weken weg. De meeste teams komen er samen wel uit, ze hebben iets voor elkaar over.’

4. Personeelstekort

Voor veel zorgteams hangt het personeelstekort als een donkere wolk boven de zomerplanning. Astrid is hier helder over: dat is een verantwoordelijkheid van de directie. In een zelfsturende organisatie is het niet de bedoeling dat je alles over de schutting naar het team gooit. Zorg voor een centrale flexpool of een goed uitzendbureau. Is er echt niemand te krijgen? Heb als directie dan het lef om een cliëntenstop af te kondigen en laat je teams er niet aan onderdoor gaan.

5. Vangnet

Ten slotte is het belangrijk dat de organisatie een vangnet biedt. ‘Een team moet weten dat ze bij het management terecht kunnen als ze er samen niet uitkomen’, vindt Astrid. ‘Het geeft veel rust als je weet dat er hulp mogelijk is. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om een coach in te schakelen of een manager die de knoop doorhakt.’

Lees ook:

Onregelmatige diensten en kinderopvang: zó regel je dat 

Wat kun jij zelf doen om je werkplek 'excellent' te maken?